Özel Entegratör Nedir? Ne İşe Yarar?

Özel entegratör kullanmak, e-Belge uygulamalarına geçtiğinizde Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) size sunduğu üç alternatiften biri. Diğer alternatiflerinizden biri GİB Portal’ı kullanmak, diğeri ise işletmenizde kendinize özel bir yazılım geliştirmek. GİB Portal’ın sınırlı özellikler sunması ve özel bir yazılım geliştirmenin yüksek maliyetlerinden dolayı ise özel entegratörler daha sık tercih ediliyor. Peki, bu özel entegratörler nasıl çalışıyor ve neler sunuyor? 

Özel Entegratör Nedir?

Özel entegratör; e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye gibi çeşitli e-Belgelerin düzenlenmesine, gönderilmesine, arşivlenmesine ve raporlanmasına aracılık etme yetkisi bulunan firmalara verilen isimdir. Bu firmalar, Gelir İdaresi Başkanlığının kriterlerini karşılayarak ve çeşitli testleri geçerek yetki alırlar. Yetkileri doğrultusunda da GİB sistemi ile işletmeniz arasında köprü görevi üstlenirler. Siz e-Belgelerinizi özel entegratör tarafından sunulan sistem üzerinden hazırlarsınız, sürecin geri kanalı ise sistem tarafından otomatik yürütülür.  

Özel Entegratör Ne İşe Yarar?

Entegratör, entegrasyon sağlayan anlamına gelir. Entegrasyon ise kısaca, dijitaldeki iki sistemi birbirine bağlamak olarak tanımlanabilir. Yani özel entegratör, işletmenizdeki bir bilgisayarı GİB sunucularına bağlar. Böylece siz hiçbir teknik detayla ilgilenmek durumunda kalmazsınız.  

Özel entegratörler, GİB kurallarına ve yasal mevzuatlara uygun hareket ederler. Bu doğrultuda e-Belgeleri ve işletmenizin kayıtlarını tüm teknik detaylarıyla birlikte eksiksiz bir şekilde oluştururlar. Ayrıca e-Belgelerinizi uzun süre güvenli bir şekilde arşivlemenizi de sağlarlar.  

Özel entegratörler, sadece e-Belge düzenlemek ile sınırlı bir hizmet sunmazlar. Öncelikle tüm e-Belgeleri tek bir uygulama içinde 24 saat erişilebilir bir şekilde sunarlar. Bununla birlikte çeşitli entegrasyon imkânları ile ticari faaliyetlerinizi muhasebeleştirmeniz için de hizmet verirler. Özetle özel entegratörleri, e-Belge düzenlemenin yanı sıra kapsamlı bir iş otomasyonu olarak da kullanabilirsiniz.  

Özel Entegratör Seçerken Nelere Dikkat Etmek Gerekir?

Özel entegratörler, adlarından da anlayabileceğiniz üzere özel firmalardır. Dolayısıyla sundukları hizmetin kalitesi ve imkânları değişiklik gösterir. Bu noktada da özel entegratör seçmek ayrıca bir önem taşır. Standart bir sistemden daha fazla avantaj sunan ve işlerinizi kolaylaştıracak olan özel entegratörü bulabilmek için dikkat etmeniz gereken başlıca detayları şöyle sıralayabiliriz: 

• Öncelikle tercih edeceğiniz firma GİB Özel Entegratörler Listesi’nde yer almalıdır. 
• Özel entegratörün güçlü ve güvenli bir altyapısı olmalıdır.  
• e-Belge sistemine 7/24 kesintisiz bir şekilde erişmenizi sağlayabilmelidir.  
• İlgili yasa ve yönetmelikleri yakından takip ederek sistemini sürekli güncel tutmalıdır.  
• Temel işlevlerin yanında işlerinizi kolaylaştıracak ek özellikler ve fonksiyonlar da sunmalıdır.  
• Maliyeti düşük ve işletme bütçenizi zorlamayacak seviyede olmalıdır.  
• İşinize bağlı olmakla birlikte yoğun e-Belge trafiğini kaldırabilecek bir sistem sunmalıdır.  
• Sistem, diğer muhasebe ve ERP uygulamalarıyla uyumlu ve entegre bir şekilde çalışabilmelidir.   

İşletmenizin ihtiyaçları doğrultusunda uygun bir özel entegratör ile çalışmanız halinde sistemin avantajlarından daha rahat faydalanabilirsiniz. Şimdi de bu sistemin getirdiği avantajlara bakalım.  

Özel Entegratörlerin Sağladığı Avantajlar

e-Belge uygulamalarına geçiş yaparken GİB Portal’ı kullanmak isterseniz imkânlarınız çok kısıtlı olacaktır. Gelir İdaresi Başkanlığının sistemi, genellikle çok nadiren e-Belge düzenleyen işletmeler tarafından tercih edilir. Şirket içi entegratör geliştirmek yüksek bir bütçe gerektirir. Ayrıca geliştirdiğiniz bu özel yazılımın tüm bakım ve güncelleme maliyetlerini de yine siz karşılamak durumundasınız. Diğer alternatiflerin bu tür dezavantajlarının bulunduğu bir noktada özel entegratörler ise avantajlarıyla öne çıkıyor.  

Özel entegratörün sağladığı avantajlardan bazılarını şöyle sıralayabiliriz: 

• Mesai saatlerine bağlı kalmaksızın 7 gün 24 saat e-Belge düzenleme imkânınız olur.  
• Mobil uygulama gibi imkânlar sayesinde sisteme her yerden erişebilir, cep telefonundan dahi e-Belge takibi yapabilirsiniz.  
• Sunduğu hizmetlerin çokluğu dikkate alındığında maliyet açısından oldukça avantajlıdır. 
• Sistem genellikle çok hızlı çalışır ve bu sayede zamandan tasarruf edersiniz.  
• e-Belgeleri müşteriye gönderme ve GİB’e raporlama gibi süreçler otomatik olarak gerçekleştiği için iş yükünüz hafifler.  
• Diğer iş ve muhasebe programlarıyla birlikte çalışabilen özel entegratör sistemleri sayesinde işleriniz kolaylaşır.  
• Hassas bilgiler içeren e-Belgeler, GİB kurallarına ve yasal mevzuatlara uygun bir şekilde güvenle korunur.  
• e-Belgeleri 10 yıla kadar arşivleyebilir, ihtiyaç halinde görüntüleyebilir ve raporlayabilirsiniz.  
• Özel entegratör sistemlerinde düzenlenen e-Belgelerde hata riski minimumdadır. Olası hataları düzeltmeniz ise son derece kolaydır.  
• Düzenleme, arşivleme ve gönderme işlemleri dijital kanallarla yapıldığı için baskı, kargo ve saklama maliyetleri ortadan kalkar.  
• Sistem sürekli güncellenir ve her zaman yasal mevzuatlara uygun durumda tutulur.  
• Herhangi bir konuda yardıma ihtiyacınız olduğunda özel entegratör firmalarındaki uzmanlardan destek alabilirsiniz.  

Özel entegratörlerin e-Fatura ve e-Belge sistemlerini kullanmanız halinde bu tür avantajlar elde edebilirsiniz. Fakat bazı avantajları elde etmek için ek ödemeler yapmanız gerekeceğini de unutmamalısınız. Bu durum, sistemden ihtiyacınız kadar faydalanmanıza imkân verir ve böylece maliyet avantajına da sahip olursunuz.

Özel Entegratör ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Genel hatlarıyla anlattığımız özel entegratörler hakkında aklınıza farklı sorular da takılmış olabilir. Bu doğrultuda konu ile ilgili sık sorulan sorulara göz atabilirsiniz.  

e-Fatura ve e-Arşiv için Entegratör Kullanmak Zorunlu mu?

e-Fatura ve e-Arşiv için özel entegratör kullanmak zorunlu değildir. Gelir İdaresi Başkanlığı; bu belgeler için GİB Portal, şirket içi entegratör yazılımı ve özel entegratör kullanımı olmak üzere üç seçenek sunmuştur.  

Özel Entegratör Olmadan e-Fatura Kesilir mi?

e-Fatura için özel entegratör kullanmak isteğe bağlı bir durumdur. Zorunluluk kapsamında veya gönüllü olarak e-Fatura uygulamasına dahil olduğunuzda özel entegratör veya diğer alternatifler ile e-Fatura kesebilirsiniz.  

Özel Entegratör Nasıl Olunur? 

Özel entegratör olmak isteyen firmaların GİB’e başvuru yapması gerekir. GİB bu firmalardan başta BİS raporu, ISO belgesi ve çalışanlar için ITIL sertifikası olmak üzere çeşitli belgeler talep eder. Detaylar ise GİB e-Belge web sitesindeki “Özel Entegratörlük Başvurusu” sayfası üzerinden ilan edilir.  

Özel Entegratörlerin Maliyetleri Nasıl Belirlenir?

Özel entegratör maliyetleri, işletmenizin ihtiyaçlarına göre belirlenir. Bu sistemlerde düzenlediğiniz e-Belge sayısına göre ücretlendirilirsiniz. Böylece ihtiyacınız kadar hizmet alır ve sadece aldığınız hizmetin parasını ödersiniz. Ayrıca aylık ve yıllık abonelik paketi gibi alternatifler de sunulabilir.   

Özel Entegratörlerin Veri Güvenliği Nasıl Sağlanır?

Özel entegratörlerde veri güvenliği; kimlik doğrulama, veri şifreleme, erişim kontrolü ve güvenli sunucu altyapısı gibi yöntemlerle sağlanır. Bu yöntemler sayesinde e-Belgelerin içeriğine gönderici ve alıcı dışında kimse erişemez. Kimlik doğrulaması yapılmadan sisteme giriş mümkün olmaz ve verilerin depolandığı sunucuların güvenliği sürekli kontrol edilir.