e-Arşiv Nedir? e-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır?

​Günümüzde elektronik ortamda yapılan uygulamanın yaygınlaşmasıyla birlikte, faturalama sisteminin de bu dönüşüme dahil edilmesi e-Arşiv Fatura'yı, e-Dönüşüm ürünleri arasında en sık kullanılan uygulamalardan biri haline getirdi. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uygulamaya konulan ve kolayca uygulanabilen e-Arşiv Fatura, fatura işlemlerini önemli ölçüde kolaylaştırdı. Peki, e-Arşiv Fatura nedir ve e-Fatura ile aralarındaki farklar nelerdir? 

e-Arşiv Nedir?

e-Arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenen faturanın elektronik ortama taşınmasını, muhafaza edilmesini ve gerekli durumlarda ibraz edilmesini sağlar.  

e-Arşiv Fatura ise e-Fatura mükellefi olmayan işletmelere ve bireysel tüketicilere yapılan satışlarda kesilen elektronik faturadır. e-Fatura mükellefleri kendi aralarındaki satışlarda e-Fatura keserler. Fakat alıcı e-Fatura mükellefi olmadığı takdirde e-Arşiv Fatura kesilir. Aynı zamanda son tüketiciye perakende satış yapıldığında ve kâğıt fatura kesme sınırı aşıldığında da e-Arşiv Fatura kesilmesi gerekir.

e-Arşiv Kimler Tarafından Kullanılmalıdır?

e-Arşiv, e-Fatura mükellefleri ve fatura kesme mecburiyeti sınırını geçen mükellefler tarafından kullanılmalıdır. Yasal mevzuatlara göre e-Faturaya geçme zorunluluğu bulunan mükelleflerin e-Arşiv de kullanması gerekir. e-Fatura ve e-Arşive geçmesi gereken mükellefler ise ​​​​şu şekilde: 

• 2022 dönemi ile sonraki dönemlerde yıllık cirosu 3 milyon TL ve üzerinde olanlar
• Yıllık 500 bin TL ve üzeri ciroya sahip olup motorlu taşıt ve gayrimenkul alma, satma ve kiralama hizmeti verenler 
• Yıllık 500 bin TL ve üzeri ciroya sahip olup internet üzerinden satış yapan ve reklam aracılığı hizmeti verenler  
• Ciro şartı aranmaksızın SGK ile sözleşmesi bulunan sağlık işletmeleri, otel ve konaklama alanında hizmet veren mükellefler, EPDK şarj ağı işletme lisansı bulunan firmalar ve bu firmaların sertifika verdiği işletmeler  

e-Faturaya geçmesi zorunlu olmayan fakat e-Arşiv kesmesi zorunlu olan mükellefler de mevcuttur. e-Arşiv fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce, vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere yapılan satışlarda vergiler dahil toplam tutarın 5.000 TL’yi, vergi mükelleflerine düzenlenenler için 6.900 TL’yi aşması halinde, faturaların kağıt fatura yerine e-Arşiv fatura olarak düzenlenmesi gerekmektedir. Söz konusu tutar kuyumculuk, sarraflık ve mücevheratçılık gibi işlenmiş kıymetli maden alım satımı yapanlar için 20.700 TL’dir. 

e-Arşiv Fatura ve e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

e-Arşiv aslında bir çeşit e-Fatura türüdür. İki fatura türü arasında ise gönderilen kişi ve gönderim şekli gibi önemli farklar bulunur. ​​​​Söz konusu farklar şu şekilde sıralanabilir:

e-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmak için izlemeniz gereken başvuru ​​​​adımlarını şu şekilde sıralayabiliriz: 

• Kamu Sertifikasyon Merkezi'ne başvuru yaparak mali mühür veya BTK sitesindeki Güvenli Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları bölümündeki firmalardan e-İmza temin edin. 
• e-Fatura mükellefi değilseniz öncelikle e-Fatura başvurusu yapın. 
• GİB portal yöntemi veya özel entegrasyon yöntemi üzerinden Etiket aktivasyonlarını yaptıktan sonra e-Arşiv Fatura kesmeye başlayabilirsiniz. 

e-Arşiv uygulamasına gönüllü olarak geçmek istemiyorsanız ve sadece fatura kesme mecburiyetine bağlı olarak e-Arşiv kesecekseniz mali mühür ve e-İmza almadan GİB e-Arşiv Portal’a girebilir ve e-Arşiv düzenleyebilirsiniz.   

e-Arşiv ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Şimdi, e-Arşiv ile ilgili cevabı en çok merak edilen sorulara ve cevaplarına yakından bakalım.

e-Arşiv Fatura Sistemine Geçmek Zorunlu mu?

​e-Arşiv Fatura sistemine geçmek, zorunlu veya gönüllü olarak e-Faturaya geçen mükellefler için zorunludur. Bu mükellefler, e-Faturaya geçiş tarihinde e-Arşive de geçmelidir.

e-Arşiv Kime Kesilir?

​​​​​e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine dahil olmayan kişi ve kurumlara düzenlenir. Yani bireysel tüketicilere yapılan satışlar için e-Arşiv düzenlenebilir. Alıcının işletme olduğu, fakat e-Fatura mükellefi olmadığı durumlarda da düzenlenen fatura e-Arşivdir.  

Kimler e-Arşiv Fatura Kesebilir?

​e-Fatura kullanıcılarıyla birlikte günlük fatura kesme mecburiyeti sınırını aşan mükellefler e-Arşiv Fatura kesebilir.

e-Arşiv Fatura Kaç Gün İçinde Kesilmelidir?

​​​Malın teslimi veya hizmetin ifasından sonra, yasal olarak 7 gün içinde e-Arşiv faturanın düzenlenmesi gereklidir. Bu süre zarfında düzenlenmeyen faturalar, hiç düzenlenmemiş kabul edilir. Önemli bir detay ise bu süre hesaplanırken faturanın kesilmesi gereken ilk günün hesaba katılmamasıdır. Yani, fatura kesim tarihinden bir gün sonra başlayarak, yedinci iş gününün mesai saati sonuna kadar e-Arşiv fatura düzenleme işlemi yapılabilir.

2024 Yılı İçin e-Arşiv Fatura Kesme Sınırı Ne Kadar?

​e-Arşiv fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce, vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere yapılan satışlarda vergiler dahil toplam tutarın 5.000 TL’yi, vergi mükelleflerine düzenlenenler için 6.900 TL’yi aşması halinde, faturaların kağıt fatura yerine e-Arşiv fatura olarak düzenlenmesi gerekmektedir. 

2025 Yılı İçin e-Arşiv Fatura Kesme Sınırı Ne Kadar?

e-Fatura ve e-Arşiv fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce düzenlenecek faturaların, vergiler dahil toplam tutarının 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere 3000 TL’yi aşması halinde, 1 Ocak 2026 tarihinden itibarense tutarına bakılmaksızın, e-arşiv fatura olarak düzenlenmesi zorunluğu getirildi.

e-Arşiv Fatura İptal Edilebilir mi?

​​​Kağıt faturada olduğu gibi e-Arşiv Faturada da itiraz ve iptal imkanı vardır. e-Arşiv Faturalar düzenlenip alıcıya iletildikten sonra iptal edilebilir. Bunun için faturanın iletildiği alıcı tarafından belgenin resmileştiği tarihten itibaren 7 gün içinde reddedilmesi gerekir. Yasal olarak belirlenen bu 7 günlük süre, malın teslimi veya hizmetin ifasından sonraki ilk iş gününden itibaren başlar. Yani, mal veya hizmet tesliminden sonraki gün, 7 günlük sürenin ilk günü olarak kabul edilir. 

e-Arşiv İptalinden Vazgeçilebilir mi?

​​​​​İptal işlemi yapılan ve iptalinden vazgeçilmek istenen e-Arşiv faturaları için aynı gün içerisinde yapılması veya henüz GİB’e raporlanmaması şartları ile geri alma işlemini yapmak mümkündür.  

e-Arşiv Kullanmak İçin e-Fatura Kullanıcısı Olmam Gerekir mi?

e-Arşiv kullanmak için e-Faturaya geçmek gereklidir. Ek olarak e-Fatura zorunluluğu kapsamında bulunmayan fakat günlük fatura kesme sınırını geçen veya isteğe bağlı olarak elektronik fatura kesmek isteyen mükellefler de GİB e-Arşiv portalı üzerinden e-Arşiv modülünü kullanabilirler.  

e-Arşiv Faturada İmza Zorunlu mudur?

e-Arşiv Fatura uygulaması ile fatura düzenleyecek mükellefler, e-Arşiv fatura görseline imzalarını eklemelidir. Bu şekilde imza eklenen faturalar için ayrıca bir ıslak imzaya ihtiyaç kalmaz.

Bilgi Fişinden e-Arşiv Fatura Sorgulanabilir mi?

e-Arşiv sorgulaması için satıcının VKN/TCKN, fatura numarası ve ödenecek tutar bilgileri gerekir. Eğer bu bilgileri barındırıyorsa GİB e-Arşiv Fatura Sorgulama ekranına giriş yapılarak bilgi fişi ile de sorgulama yapılabilir.

e-Arşiv Portal Üzerinden Geriye veya İleriye Dönük Fatura Düzenleyebilir miyim?

Mevzuatsal olarak ileriye dönük e-Arşiv fatura düzenlenememektedir. GİB e-Arşiv Portal üzerinden geriye dönük e-Arşiv faturalar düzenlenebilir. Ek olarak bu işlemleri özel entegratör aracılığı ile de yapabilirsiniz.

e-Arşiv Faturayı e-Mail ile Gönderebilir miyim?

e-Arşiv Faturayı otomatik olarak e-Mail ile göndermek için özel entegratör kullanmak gerekir. GİB Portal üzerinden kesilen e-Arşivlerin e-Mail ile gönderilebilmesi ise dijital belgenin bilgisayara indirilip ek dosya olarak ​​e-Postaya eklenmesi şeklinde manuel olarak mümkündür