e-Defter Nedir, Avantajları Nelerdir?

​Muhasebe kayıtları söz konusu olduğunda akla ilk gelen unsurlardan biri defterlerdir. Mali işlemlerin kayıt altına alındığı bu defterleri tutmanın en kolay yolu ise e-Defter uygulamasına geçmektir. Fiziki defterlere göre çok sayıda avantajı olan e-Defter hakkında bilinmesi gerekenleri bu yazımızda bulabilirsiniz.

e-Defter Nedir?

e-Defter, yasal mevzuatlar kapsamında tutulması gereken muhasebe defterlerinin dijital ortamda tutulmasını, saklanmasını ve GİB’e gönderilmesini sağlayan uygulamadır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uygulamaya konan e-Defter ile Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulacak olan yevmiye​​​​​​  ve büyük defteri (defter-i kebir) elektronik ortamda tutabilirsiniz.  

e-Defter uygulaması ile sadece defter tutma işlemleri değil, bu defterleri arşivleme süreci de elektronik ortama taşınır. Fiziki defter muhafazası gerektirmeyen bu uygulama ile defter tasdiki, berat oluşturma ve GİB’e raporlama süreçlerini de ​​​​oldukça pratik bir şekilde halledebilirsiniz.

Kimler e-Defter Mükellefidir?

e-Defter mükellefleri, e-Fatura kullanıcılarıdır. e-Faturaya geçme zorunluluğu bulunan tüm mükelleflerin e-Defter tutması da zorunludur. Bu noktada e-Defter mükellefi olarak kabul edilenleri ​​​​şu şekilde sıralayabiliriz: 

• ​​​​​e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler.  
• Türk Ticaret Kanununun 397 nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler. 

Başkanlık, yapılan analiz veya inceleme çalışmaları neticesinde riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu tespit edilen mükellefleri veya mükellef gruplarını faaliyet, sektör ve ciro tutarına bağlı olmaksızın, yazılı bildirim yapmak ve geçiş hazırlıkları için en az 3 ay süre vermek suretiyle e-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirmeye yetkilidir. Kendisine yazılı bildirim yapılan mükelleflerin, yazılı bildirimde belirtilen süreler içinde e-Defter uygulamasına dâhil olması gerekmektedir.  

Ek olarak e-Defter uygulamasına isteğe bağlı bir şekilde geçebilmeniz de mümkündür.

e-Defter Uygulamasının Avantajları Nelerdir?

​​​e-Defter uygulaması, başta zaman ve maliyet tasarrufu olmak üzere birçok açıdan avantaj sağlar. Dijital imkânlar dahilinde işlerinizi kolaylaştıracak e-Defter uygulamasının avantajlarına şu örnekleri verebiliriz: 

1. Hızlı, Kolay ve Verimli Kullanım

​e-Defter uygulamasını kullanmak, fiziki defterlerde kayıt tutmak ile kıyaslandığında çok daha kolaydır. Kayıt ve gönderim süreleri son derece kısa olduğu için hızlı çalışan bu sistem, olası hataların önüne geçmesi ve hataların kolayca düzeltilebilir olmasından dolayı da verimliliği artırır.

2. Yasal Mevzuatlara Uyum

​Elektronik ortamdaki defterler, GİB tarafından belirlenen kurallara göre biçimlendirilir. Bu doğrultuda mevzuata uygun olmayan bir defter tutmak söz konusu olmaz. Dolayısıyla e-Defter tutarak hukuki bir sorun yaşama ihtimalini minimuma indirebilir, yasal mevzuatlara uyumlu bir şekilde kolayca defter tutabilirsiniz.

3. Uzun Süre Güvenli Saklama İmkânı

​Muhasebe defteri tutmanın en zor yanlarından biri olan arşivleme süreci, e-Defterler için oldukça basittir. Fiziki defterler için özel bir alan yaratmak gerekirken bu defterlerin kaybolma ve zarar görme ihtimalleri de yüksektir. e-Defterler ise dijital ortamda, güvenli bir şekilde, yıllarca saklanabilir. Böylece hem ofiste hem de bilgisayarda fazladan yer kaplamaz.

4. Çeşitli Kalemlerde Maliyet Tasarrufu

​e-Defter uygulamasının işletmelere sağladığı en önemli avantajlardan biri, maliyetleri düşürmesidir. Elektronik defter tutmanız halinde noter tasdik, fiziki defter satın alma, kargolama gibi ücretler ödemenize gerek kalmaz. Kâğıttan baskıya, resmi işlemlerden gönderime kadar birçok kalemde maliyet tasarrufu sağlarsınız.

5. Birçok İşlemde Zaman Tasarrufu

​Fiziki defteri manuel olarak doldurmak geniş bir zaman gerektirirken e-Defter doldurmak çok kısa sürer. Ayrıca fiziki defteri temin ederken, notere onaylatırken ve GİB’e teslim ederken harcadığınız zamandan da e-Defter sayesinde tasarruf edebilirsiniz.

6. İş Uygulamaları ile Kolay Entegrasyon

​e-Defter uygulamasını özel entegratör veya şirketiniz bünyesinde geliştirdiğiniz bir yazılım üzerinden kullanırsanız, iş uygulamaları ile de entegre edebilirsiniz. Böylece ERP gibi iş uygulamaları ile eş zamanlı süreç yönetimi gerçekleştirerek işlerinizi kolaylaştırabilirsiniz.

7. Sürdürülebilir ve Çevre Dostu Yöntem

Gelir İdaresi Başkanlığının dijital dönüşüm uygulamalarından olan e-Defter, çevre dostu bir uygulama olarak da öne çıkar. Kâğıt kullanımının minimuma indirildiği bu yöntemle muhasebe defterlerinizi sürdürülebilir ve çevre dostu bir ​​​​​​biçimde tutabilirsiniz.  

e-Defter Verme Süreleri Nelerdir?

e-Defter verme süreleri, işletmelere bağlı olarak aylık veya üç aylık olarak ​​​​​​​​değişebilmektedir. Aylık e-Defter gönderim sürelerini şöyle gösterebiliriz: 

​​​e-Defterlerinizi üç ayda bir şeklinde göndermek istiyorsanız; 

Kurumlar vergisi mükellefi iseniz, her ayın 14’üne kadar e-Defterlerinizi yükleyebilirsiniz.

Kurumlar vergisi mükellefleri için 3 aylık e-Defter gönderme süreleri ise:  

e-Defter Başvurusu Nasıl ve Nereye Yapılır?

e-Defter başvurunuzu birkaç adımda tamamlayabilir ve uygulamayı kullanmaya başlayabilirsiniz. İzlemeniz gereken adımları ​​​​şu şekilde sıralayabiliriz: 

1- ​​​​​Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne başvuru yaparak mali mühür veya BTK sitesindeki Güvenli Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları bölümündeki firmalardan e-İmza temin edin. 

2- GİB e-Defter Başvurusu sayfasına gidin. 

3- “Elektronik Başvuru Yapmak İçin Tıklayınız” butonuna tıklayın.  

4- Açılan ekrandaki formu, talep edilen bilgilere göre eksiksiz doldurun ve kaydedin.   

5- Mali mühür/elektronik imza doğrulaması yaptıktan sonra “İmzala” butonuna tıklayarak başvurunuzu tamamlayın.  

​​​​​GİB üzerinden uyumlu yazılımı seçerek başvurunuzu tamamladıktan sonra, işletmenize uygun olan yöntemi seçerek e-Defter tutmaya başlayabilirsiniz.  

e-Defter Beratları Nasıl Gönderilir?

e-Defterlerle ilgili her işlemde olduğu gibi berat gönderme işlemi de online olarak yapılır. e-Defter beratı, bir elektronik defterin GİB tarafından talep edilen bilgileri içeren ve mali mühür ile onaylanmış dijital dosyasıdır. Dolayısıyla berat gönderimi öncesinde bu beratın oluşturulması gerekir.  

​​​​​Kullandığınız uyumlu yazılım içerisinde “Berat Oluştur” butonunu bulmanız mümkündür. Seçilen uyumlu yazılıma göre, beratlar ya web servis ile doğrudan uyumlu yazılım üzerinden ya da uyumlu yazılımdan dışa aktarılan berat dosyaları GİB e-Defter uygulamasına manuel olarak yüklenmektedir.  

e-Defter ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

e-defter konusunda bilmeniz gereken başlıca konuları ele aldıktan sonra şimdi de sıkça sorulan sorulara göz atalım.  

e-Defter Başvurusu için Ücret Ödemem Gerekir mi?

​​​Hayır, e-Defter Başvurusu için ücret ödemeniz gerekmez. Fakat bu süreçte ilgili temin edilen kuruma mali mühür veya e-İmza için ücret ödemeniz ve e-Defter tutmak için kontör satın almanız gerektiğini unutmamalısınız.

e-Defter Kimler için Zorunludur?

​​​​​e-Faturaya geçmesi zorunlu olanlar ile Türk Ticaret Kanunu’nun 397. maddesi kapsamında bağımsız denetime tabi olan şirketlerin ve vergiye uyum düzeyinin düşük olduğu tespit edilip yazılı bir şekilde e-Deftere geçmesi gerektiği bildirilen mükelleflerin e-Deftere geçmesi zorunludur.  

Ayrıca, bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olanlar ve bilanço esasına göre defter tutmayı tercih eden mükelleflerin 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren e-Defter uygulamasına dahil olması zorunludur.

e-Defter Kullanmak Neden Zorunludur?

​e-Defter kullanmak; kayıt dışı ticareti önlemek, ticari faaliyetleri ve mali hareketleri kayıt altına almak, anlık ve uzaktan denetim yapabilmek gibi nedenlerden dolayı zorunludur. Ayrıca uygulamanın işletmeleri dijital dönüşüme ve çevre dostu uygulamalara teşvik etmek gibi amaçları vardır.

e-Defter Kullanma Zorunluluğuna Uymamanın Cezası Nedir?

​​​​​e-Defter kullanma zorunluluğu bulunmasına rağmen kullanmayan, onay işlemi gerçekleştirmeyen veya e-Defter kayıtlarını boş bırakan mükelleflere, Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında belirlenen tutarlar doğrultusunda idari para cezası kesilir.   

e-Defter Kaç Ayda Bir Gönderilir?

​​​​​e-Defterler; tutulan defter, tabi olunan vergi mevzuatı ve işletme tercihleri doğrultusunda değişmekle birlikte aylık veya üç aylık (geçici vergi dönemleri bazında) olarak bir Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilir. 

e-Fatura Mükellefleri e-Defter Tutmak Zorunda mı?

​e-Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu bulunan tüm mükellefler e-Defter tutmak zorundadır.

e-Defterler Nerede Saklanır?

​​​e-Defterler, GİB tarafından belirlenen yasal saklama süresi boyunca mükellefin kendi bilgi işlem sistemlerinde veya GİB tarafından yetkilendirilmiş saklama hizmeti sunan özel entegratörlerin sistemlerinde güvenli bir şekilde saklanır.

e-Defterler Ne Kadar Süre Saklanabilir?

​​​e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-Defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunludur.

e-Defter Uygulamasına Geçiş Süreci Ne Kadar Sürede Sonuçlanır?

​e-Defter uygulamasına geçiş süreci çoğunlukla 1 gün içinde tamamlanır. Hatalı veya eksik bir bilgi/belge olması durumunda süreç uzayabilir. 

e-Defter Başvurusu Reddedilirse Ne Yapmalıyım?

​​​e-Defter başvurunuz reddedildiği takdirde ret sebebi tarafınıza bildirilir. Eksik bilgi veya belge olması ve mali mühür sertifikasının geçersiz olması gibi sebeplerle başvurunuz reddedilebilir. Bu durumda sorunu çözdükten sonra tekrar başvuru yapabilirsiniz.