e-Fatura Nedir, Ne İşe Yarar? (2024 Rehberi)

e-Fatura Nedir?

​​​e-Fatura; bir ticari faaliyet sonrası hazırlanması gereken faturanın tamamen elektronik ortamda kesilmesini, tedarikçiden alıcıya online olarak gönderilmesini, belge olarak arşivlenmesini ve uzaktan denetlenmesini sağlayan sistemdir. Geçerlilik açısından geleneksel kâğıt faturalar ile arasında hiçbir hukuki fark yoktur. Öyle ki Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından uygulamaya konan e-Faturanın kullanımı, yasal mevzuatlar doğrultusunda birçok mükellef için zorunlu kılınmıştır.

e-Fatura Ne İşe Yarar?

​​​e-Fatura, mükellefi iş gücü ve zaman kaybı gibi yüklerden büyük oranda kurtarır. Çünkü faturayı elektronik olarak kesmek kolay ve hızlı yapılabilen bir iştir. Ayrıca matbaa ve tedarik masraflarını da ortadan kaldırır. Bu sayede maliyetleri belirgin düzeyde düşürür.  

Bunlara ek olarak Gelir İdaresi Başkanlığı, kayıt dışı ticareti önlemeye yaradığı için de e-Fatura uygulamasını yürürlüğe sokmuştur. e-Fatura sayesinde ürün ve hizmet satışları dijital ortamda kayıt altına alınır. Aynı zamanda otomatik olarak GİB’e bildirilir ve yine dijital ortamda arşivlenir. Bu sayede GİB, vergi ve benzeri konularda uzaktan denetim yapabilme imkânına sahip olur.  

e-Faturanın Avantajları Nelerdir?

Birçok işletme, e-Faturanın avantajları sayesinde işlerini kolaylaştırıyor ve hızlandırıyor. e-Faturanın temel avantajlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

1. Zaman ve Maliyet Tasarrufu

e-Fatura uygulamalarının en önemli avantajlarından biri fatura yönetimi giderlerinde tasarruf sağlamasıdır. Kağıt veya kargo ücreti ödemeye gerek kalmadığı için baskı, yazdırma, imzalama, kaşeleme, postalama ve arşivleme gibi maliyetler önemli ölçüde azalır. Otomatize edilen operasyonel süreçler ile işlem süreleri oldukça kısadır​​​​​​. e-Fatura uygulamalarının otomasyonu ile, faturalarınızı kargo ile göndermek yerine kargoda geçen zamanınızdan tasarruf edebilirsiniz. 

2. Nakit Akışını Hızlandırma

​​​e-Fatura alıcısına çok hızlı iletilir. Bu sayede satışlarınız veya hizmetleriniz sonrasında tahsilat sürecinizi çok daha hızlı başlatabilir, e-Faturalarınız üzerinden nakit akışınızı daha kolay yönetebilirsiniz. Ayrıca e-Faturalarınız üzerinden sağlanan finansman kaynaklarına ve borçlanma imkanlarına erişim fırsatları ile işletmelerinizin nakit akışına katkıda bulunabilirsiniz. 

3. Verimlilik Artışı

e-Fatura yönetimi kapsamında hazırlanan faturalarda manuel olarak yapılan işlemlerden farklı olarak faturalandırma ​​​​​​sürecindeki çeşitli hatalar ayıklanır. Otomatik etiketleme ve sınıflandırma sayesinde birden fazla alanı birleştirerek belgeler hızla düzenlenir ve diğer belgelerle çoklu bağlantılar oluşturulur. Entegre e-Fatura yönetimi sistemleri, işletmeleri potansiyel büyümeye hazırlar ve değişen ticari işlem ihtiyaçlarını karşılamak için gereken altyapıyla donatır. Daha fazla fatura almaya başladığınızda fatura hacmindeki artış, yazılım otomasyonu yardımıyla kolayca kontrol edilebilir. Böylece ödemeleriniz zamanında teslim edilir ve nakit akışınız sabit kalır. 

4. Yasal Düzenlemelere Uyum

​​​Dijital dönüşüm kapsamında Türkiye’deki vergi ve yasal düzenlemelerin yanı sıra küresel çapta da uygulamalar sürekli olarak güncellenir. Özellikle küresel çapta iş yapan işletmeler için ilgili vergi yükümlülüklerini anlamak ve muhasebe sistemlerinin bu düzenlemelere hazır olmasını sağlamak önemlidir. Karmaşık küresel uyumluluk ihtiyaçlarının üstesinden gelecek şekilde donatılmış bir e-Fatura sistemini benimsemek, işletmeleri basitleştirilmiş ve merkezileştirilmiş bir muhasebe sürecine hazırlar. Ayrıca elektronik olarak işlenen her fatura, denetim döneminde ibraz edilmek üzere hazır olarak otomatik şekilde sisteminizde saklanır. 

5. Sürdürülebilirliğe Katkı

Ortalama bir ofis çalışanının yılda 10.000 adet kağıt tükettiği düşünüldüğünde e-Faturanın​​​​​​ karbon ayak izinin azalması ve sürdürülebilirliğe katkı sağlanması açısından önemli bir araç olduğu görülebilir. e-Fatura ile normalde manuel olarak işlenmesi gereken kağıt, sistem üzerinden elektronik olarak aktarılır ve fatura sürecinde kullanılan kağıt miktarı önemli ölçüde azaltılır. Herkes için daha yaşanabilir ve yeşil bir dünya yaratan işletmeniz, müşterilerin ve diğer paydaşların gözünde de değer kazanır. 

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

​​​​e-Fatura gibi e-Arşiv fatura da bir e-Belge türüdür. e-Fatura yalnızca e-Fatura kullanıcısı olan işletmelere gönderilirken e-Arşiv fatura, e-Fatura mükellefi olmayan işletmelere ve son kullanıcılara (bireysel tüketicilere) gönderilebilir. Taslak görünümü itibarıyla e-Fatura ve e-Arşiv fatura arasında bir farklılık yoktur. Aralarındaki farklılıklar, kapsamları ve süreçleri açısından değerlendirilebilir.

e-Arşiv ile e-Fatura arasındaki farklar şöyledir: 

e-Faturaya Geçmek İçin Gereklilikler Nelerdir?

​​​​​​​​​​e-Faturaya geçişin gerekliliklerinden biri mali mühür veya elektronik imza almaktır. Bu aşamada, tüzel kişiliğe sahip mükelleflerin mali mühür, gerçek kişilerin ise e-İmza veya mali mühür alması gerekmektedir.  

​​​Mali mühür ve e-İmza almak için Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne başvuru yapmalısınız. Kurumun web sitesinde yer alan “Online İşlemler” sayfasından ihtiyacınız olan başvuruyu yapabilirsiniz. 

Başvuruyla birlikte bu hizmet için ücret ödemeniz de şartlar arasında yer alır. Mali mühür ve e-İmza ücretleri dönemsel olarak değişebilir. Ayrıca gerçek kişiler ve tüzel kişiler için fiyatlar farklıdır. Güncel fiyatlara Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin “Elektronik Sertifika (MÜS ve GÜS) Fiyatları” sayfasından ulaşabilirsiniz.  

Mali mühür veya elektronik imzayı aldıktan sonra bazı belgeleri hazırlamanız gerekir. Bu belgeleri kısaca e-Fatura başvuru formu, ticaret sicil gazetesi ve noter onaylı imza sirküleri şeklinde sıralayabiliriz.

e-Faturada Olması Gereken Zorunlu Bilgiler

e-Fatura; faturayı düzenleyen, ödemeyi yapan ve faturaya konu olan ürün/hizmet hakkında çeşitli bilgileri içerecek şekilde hazırlanır. Söz konusu zorunlu bilgiler ise ​​şu şekilde açıklanabilir: 

• ​​​​​e-Faturanın düzenlenme tarihi ve belge numarası.  
• e-Faturayı düzenleyenin adı/soyadı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.  
• Müşterinin adı/soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.  
• Malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı, vergi türü, oranı ve tutarı. 
• Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek üzere, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod (Başkanlık tarafından ebelge.gib.gov.tr adresinden yapılan duyuruda belirtilecek tarihten itibaren). 
• Evrensel Tekil Tanımlama Numarası (ETTN) 

e-Fatura Nasıl Kesilir? Nereden Kesilir?

​​​​e-Fatura’ya geçmek için yasal gereklilikleri, kayıt sürecini ve dijital imza gibi zorunlulukları tamamladıktan sonra, kendinize en uygun e-fatura kesme yöntemini belirleyerek e-Faturalarınızı kesebilirsiniz. ​Şimdi, e-Fatura kesme aşamalarına yakından bakalım.  

e-Fatura Sistemine Kaydolun

​e-Fatura sistemine kayıt olmak için ​önce Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden mali mühür veya elektronik imza alabilir, ardından e-Fatura sistemine kaydolabilirsiniz. Kayıt işlemini Gelir İdaresi Başkanlığının e-Fatura portalı üzerinden yapabilirsiniz. Bunun için site üzerindeki GİB başvuru formunu doldurup göndermelisiniz.

e-Fatura Kesme Yöntemini Seçin

​​​Sisteme kaydolduktan sonra e-Faturaları hangi yöntem ile yazılım kanalıyla keseceğinizi seçmelisiniz. Bu aşamada üç farklı seçeneğiniz bulunuyor: 

1. GİB Portal: GİB Portal, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulan bir sistemdir. Sadece temel fonksiyonlarla çalışan GİB Portal, çok kapsamlı hizmetler sunmadığı için çoğunlukla küçük ölçekli işletmeler tarafından tercih edilir. 
2. Doğrudan Entegrasyon: e-Faturaya geçişi kendi bilgi işlem uygulamaları ve altyapıları üzerinden yürütmek isteyen kullanıcıların tercih ettiği bu yöntemde firmalar e-Fatura uygulamasını kendi sistemleri üzerinden doğrudan GİB sistemine entegre ederek geçiş yapabilirler. Bu yöntem; teknik bilgi, iş yükü ve yüksek maliyet gerektiğinden daha az tercih edilen bir yöntemdir. 
3. Özel Entegratör: Bu yöntem; kapsamlı hizmetler, hız, kolaylık ve çeşitli avantajlar sunduğu için firmalar arasında en çok tercih edilen ve talep gören başvuru yöntemidir. Mükellefler, GİB’den lisans almış QNB eFinans gibi özel entegratörlerden birini seçerek e-Fatura kesmeye başlayabilirler. 

Müşteri Bilgilerini Girin

​​​e-Fatura keserken, faturanın muhatabı olan müşterinin bilgilerini girmelisiniz. Bir müşteriye ilk kez e-Fatura kesiyorsanız ad, soyad ve iletişim bilgisi gibi detayları girmeniz gerekir. Daha önce satış yaptığınız veya kaydettiğiniz müşterilere fatura keserken de ilgili bölümde söz konusu müşteriyi seçmeniz yeterli. Gerekli bilgiler otomatik olarak gelecektir.  

e-Fatura Bilgilerini Doldurun

​e-Faturaya da normal faturada olduğu gibi satılan ürün veya hizmet hakkındaki detayları eklemelisiniz. Ürünlerinizi önceden sisteme kaydederek bu adımı kolaylaştırabilirsiniz. Eklediğiniz ürün bilgisinin yanında fiyat ve adet bilgisini de girmelisiniz. Ardından toplam tutar ve vergi/kesinti kalemlerini de ekleyerek fatura bilgilerini doldurabilirsiniz.

e-Faturayı Kontrol Edin ve Onaylayın

​Bilgileri doldurduğunuz faturayı kaydetmeden önce tekrar kontrol etmelisiniz. e-Faturada hata oranı son derece düşüktür, fakat manuel girdiğiniz bilgilerin hatalı olma ihtimaline karşı onay öncesi mutlaka kontrol sağlayın. Kontrol ettikten sonra faturayı onaylayıp kaydedebilirsiniz. 

e-Faturayı Gönderin

Hazırlanan e-Faturalar, çoğu sistemde taslak olarak kaydedilir. Bu özellik, faturaları önceden hazırlamanız ve göndermeden önce kontrol edebilmeniz, ihtiyaç halinde faturanızda düzeltmeler yapabilmeniz için kullanışlıdır. Taslak olarak kaydedilen faturayı alıcıya göndererek süreci tamamlayabilirsiniz. Kullandığınız yazılımın otomatik arşivleme özelliği yoksa son olarak e-Faturayı arşivlemeyi de unutmayın.

QNB eFinans ile e-Fatura Süreçlerinizi Kolayca Yönetin

​​​QNB eFinans ile hemen e-Faturaya geçebilir, faturalama süreçlerinizi kolaylaştırabilirsiniz. Bunun için e-İmza ya da mali mührünüz elinize ulaştıktan sonra QNB eFinans’ın aktivasyon ekranları aracılığı ile e-Fatura hizmet aktivasyonunuzu tamamlamanız yeterli.  

QNB eFinans’ın sunduğu “Ücretsiz Deneme” özelliği ile hiçbir kredi kartı bilgisi girmeden 14 gün denemeye başlayabilirsiniz. QNB eFinans e-Fatura sayesinde e-Dönüşüm ​​​​sürecinizi hızlıca tamamlayabilir; her yerden takip ve yönetim, ücretsiz e-Fatura geçiş danışmanlığı, mobilden fatura kesme, sıfırlanan kargo maliyeti, muhasebe programlarıyla uyumlu çalışma, tüm ürünlerde geçerli kontör paketleri gibi çeşitli avantajlardan faydalanabilirsiniz.  

Avantajlı QNB eFinans ürün ve hizmetlerinden yararlanmak için hemen başvurun. 

e-Fatura ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular Sorular

e-Fatura hakkında sıkça karşılaştığınız soruları ve cevaplarını sizin için cevapladık.

2024 Yılı için e-Fatura Ücretleri Ne Kadar?

​e-Faturaya geçiş yapmak genellikle ücretsizken bu süreçte satın alınan mali mühür ve e-İmzanın dönemsel olarak değişen ücretleri vardır. Ayrıca bir e-Fatura sistemine geçiş yapmanızın ardından fatura kesebilmek için kontör satın almanız gerekir. e-Fatura kontör fiyatları her firmada farklı olabilir. Avantajlı fiyatlarla kontör satın almak için e-Dönüşüm Kontör Paketleri’ni inceleyebilirsiniz.

Adıma Kesilen e-Faturaları Nereden ve Nasıl Görebilirim?

Tarafınıza düzenlenen e-Faturalara ulaşmak için, kullanmış olduğunuz uygulamalar içerisinde ilgili ekranları kullanabilirsiniz.

e-Fatura Mükellefine Kâğıt Fatura Kesilebilir mi?

​​​​​e-Fatura mükelleflerine kâğıt fatura kesemezsiniz. Yasal mevzuatlar gereği e-Fatura mükellefleri arasında yapılan ticari faaliyetlerin e-Fatura ile belgelendirilmesi zorunludur. Bu durumda kestiğiniz kâğıt faturaların hukuki bir geçerliliği olmayacaktır. 

Kesilecek faturanın biçimiyle ilgili mücbir sebep sayılabilecek bazı durumlarda, e-Fatura yerine kâğıt faturanın kullanımı da söz konusu olabilir. Konu ile ilgili detaylar Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği Sıra No: 509'daki V.7 bölümünde yer alan e-Belge Olarak Düzenlenme Zorunluluğu Getirilen Belgelerin Kâğıt Olarak Düzenlenebileceği Haller kısmında belirtilmiştir.

Kimler e-Faturaya Geçebilir?

e-Faturaya geçmesi gereken mükellefler, Vergi Usul Kanunu tebliğleri ile belirlenmiştir. Fakat geçiş zorunluluğu bulunmayan mükellefler de isteğe bağlı bir şekilde e-Faturaya geçebilirler.

e-Fatura Kimler için Zorunludur?

e-Faturaya geçme zorunluluğu bulunan mükellefler şöyledir:

• Brüt satış hasılatına göre 2022 yılı ve sonraki hesap dönemleri için yıllık cirosu 3 milyon TL ve üzeri olanlar 
• Gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2022 yılı ve sonraki hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri olanlar 
• Gerek kendi siteleri gerekse de internet satış platformları üzerinden veya her türlü elektronik ortamda mal veya hizmet satışı gerçekleştiren mükellefler(e-Ticaretçiler) 2022 yılı ve sonraki hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri olanlar
• 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK)'ndan lisans alan (bayilik lisansı dâhil) mükellefler
• Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa ve/veya ithal edenler
• Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi almak suretiyle konaklama hizmeti veren otel işletmeleri 
• 2/4/2022 tarihli ve 31797 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Şarj Hizmeti Yönetmeliği kapsamında Enerji Piyasası Düzenleme Kurumundan şarj ağı işletmeci lisansı alan mükellefler ile bu mükellefler tarafından sertifika verilen şarj istasyonu işletmeciler
• SGK ile sözleşmesi bulunan sağlık işletmeleri

e-Fatura Kesmek Kaç TL’den Sonra Zorunludur?

​​​e-Fatura kesmek için herhangi tutar sınırı ​​​​yokken, e-Arşiv fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce, vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere yapılan satışlarda vergiler dahil toplam tutarın 5.000 TL’yi, vergi mükelleflerine düzenlenenler için 6.900 TL’yi aşması halinde, faturaların kağıt fatura yerine e-Arşiv fatura olarak düzenlenmesi gerekmektedir.

e-Faturaya Geçmek İçin Ne Kadar Ciro Gerekir?

​​​e-Faturaya geçmek için bazı istisnalar haricinde 2022 ve sonraki dönemlerde yıllık cironun en az 3 milyon TL olması gerekir. Bu tutar; gayrimenkul ve motorlu taşıt alım, satım ve kiralama hizmeti verenler ile internet üzerinden satış, aracılık ve reklamcılık yapanlar için 500 bin TL’dir. EPDK lisanslı şarj ağı ve istasyon işletmecileri, otel ve konaklama firmaları ve SGK ile sözleşmesi bulunan sağlık hizmetleri, ciro sınırı olmaksızın e-Faturaya geçmek zorundadır.

Kesilen e-Faturalar İçin İade Faturası Kesmek Mümkün mü?

Normal faturalarla yapılan satışlarda olduğu gibi e-Faturalarda da iade işlemi mümkündür. Müşterileriniz tarafından iade edilen ürünler için tam veya kısmi iade faturası kesebilirsiniz. Detaylı bilgi için “İade Faturası Nedir? Nasıl Kesilir?” videomuzu izleyebilirsiniz.

e-Fatura XML Nedir?

​“Genişletilebilir İşaretleme Dili” anlamına gelen XML, e-Faturaların çeşitli programlar ve e-Fatura görüntüleyicileri tarafından okunabilen dosya formatıdır. Kestiğiniz e-Faturaları XML formatında indirebilir veya daha önce kestiğiniz faturaların XML dosyasını, mevcutta kullandığınız e-Fatura yazılımına yükleyebilirsiniz. 

e-Fatura Entegratörü Nedir?

​e-Fatura entegratörü, mükelleflerin e-Fatura kesmesini, göndermesini, arşivlemesini ve GİB’e raporlamasını sağlayan firmalara verilen isimdir. GİB izni ile çalışan bu firmalar; hız, kolaylık ve çeşitli avantajlar sunarak mükelleflerin e-Fatura süreçlerini kolaylaştırır.

e-Fatura Kesildikten Sonra Çıktı Alınmalı mıdır?

​​​e-Faturalar elektronik ortamda kesilip gönderilir. Aynı şekilde GİB’e de dijital kanallarla raporlanır ve dijital belge olarak arşivlenir. Bu nedenle kestiğiniz e-Faturaların kâğıt çıktılarını almanıza gerek yoktur. e-Faturayı GİB’e başarılı bir şekilde gönderdikten sonra, isteğe bağlı olarak kâğıt çıktı da alabilirsiniz.

e-Fatura Ödenmezse Ne Olur?

Kestiğiniz bir e-Faturadaki satışa dair ücreti tahsil edemediğiniz durumlarda muhasebe kayıtlarınızda eksik ortaya çıkar. Mali zarar yaratan bu durumla birlikte vergi hesaplamalarında da karışıklıkla karşılaşabilirsiniz. Buna ek olarak ödemesini zamanında yapmayan müşterilerinizle iş ilişkileriniz de olumsuz yönde etkilenir.