e-İrsaliye Nedir? Kimler İçin Zorunludur?

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yapılan düzenlemelerle birlikte birçok mali belge dijital ortama taşınmış durumda. Şirketler için e-Dönüşüm yolunu açan bu uygulamalardan biri de e-İrsaliye. Sevk irsaliyesini elektronik ortama taşıyan e-İrsaliye uygulaması birçok avantajı beraberinde getirirken bazı firmalar için de zorunlu tutuluyor. Peki, ​​​​e-İrsaliye tam olarak nedir ve e-İrsaliye zorunluluğu kimleri kapsar? 

e-İrsaliye Nedir?

e-İrsaliye, fiziki olarak taşınıp teslim edilmesi gereken ürünlerin satışı sırasında ​​düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenen halidir. Sevk irsaliyesi düzenleyerek satış yapan firmalar, e-İrsaliye uygulamasına geçiş yaparak kâğıt irsaliye hazırlama zorunluluğunu ortadan kaldırabilir. Bu sistemde sevk irsaliyesi elektronik ortamda hazırlanır ve karşı tarafa dijital olarak gönderilir.  

e-İrsaliye Ne İşe Yarar?

e-İrsaliye ile Normal İrsaliye Arasındaki Fark Nedir?

e-İrsaliye ile normal irsaliye arasındaki fark, belgenin biçimidir. Normal irsaliye kâğıt olarak düzenlenip kargo ile veya elden teslim ​​​​edilirken; e-İrsaliye dijital ortamda düzenlenip online olarak teslim edilir. Yani bu belgeler arasında hukuki açıdan hiçbir fark yokken düzenleme, arşivleme, teslim etme ve GİB’e raporlama süreçleri farklıdır.

e-İrsaliye Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

​​​​​e-İrsaliye geçişi ile birlikte birçok avantaja da sahip olursunuz. Sistemin en önemli avantajlarından biri, sevk irsaliyesini matbu olarak hazırlama zorunluluğunu ortadan kaldırmasıdır. Bu bir taraftan pratiklik getirirken diğer taraftan da hem kâğıt israfını önler hem de söz konusu kâğıtlar için bütçe ayırma zorunluluğunu ortadan kaldırır. Böylece zamandan da maliyetten de tasarruf sağlayabilirsiniz.  

e-İrsaliye sisteminin zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan diğer özelliklerinden biri de elektronik ortamda gönderiliyor olmasıdır. Bu sistem ile sevk irsaliyesini elektronik olarak hazırlayıp anlık olarak gönderebilirsiniz. Ayrıca çıktı almanıza gerek kalmayacağı için bu konudaki maliyetleriniz de azalır. Kısacası dijitalleşme ile kâğıt kullanımını azaltma fırsatı yaratan e-İrsaliye, doğayı koruma konusunda da oldukça avantajlıdır. 

Bunlara ek olarak e-İrsaliye, sevk sırasında fiziki irsaliye süreçlerini ortadan kaldırdığından olası hataları da minimuma indirir. Bu özelliği ile sevk sürecini kısaltır ve bunun etkisiyle nakit akışını da hızlandırır.  

e-İrsaliyede Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

​​​e-İrsaliyenin içeriği, yasal çerçevelere uyumlu olmalıdır. Bu doğrultuda e-İrsaliyede yer alması gereken bilgileri şöyle sıralayabiliriz:  

• e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası 
• e-İrsaliyeyi düzenleyenin adı/soyadı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, T.C. kimlik numarası 
• Müşterinin adı/soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, T.C. kimlik numarası, iş yeri adresi ve farklı ise teslimat adresi 
• Taşınan malın nevi, miktarı 
• Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı 
• Ürünleri taşıyan kişi veya firmaya ve araca ait bilgiler 
• Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek üzere Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod 

Mükellefler e-İrsaliye üzerindeki zorunlu bilgilere ilave olarak ihtiyaçları doğrultusunda farklı bilgilere de yer verebilir. 

e-İrsaliye Başvurusu Nasıl ve Nereye Yapılır?

e-İrsaliye başvurusu için öncelikle e-Faturaya geçmeniz gerekir. e-Fatura kullanıcısı olmadan e-İrsaliye uygulamasını kullanamazsınız. e-Fatura geçişini tamamladıktan sonra e-İrsaliye başvurusu yapmak için şu yöntemleri kullanabilirsiniz: 

• ​​​GİB Portal: GİB Portal, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulan bir sistemdir. Sadece temel fonksiyonlarla çalışan GİB Portal, çok kapsamlı hizmetler sunmadığı için çoğunlukla küçük ölçekli işletmeler tarafından tercih edilir. GİB Portal ile e-İrsaliye başvurusu yapmak için, GİB Portal’a giriş yaptıktan sonra “Araçlar” menüsündeki “Kullanıcı Bilgileri” sayfasında yer alan “e-İrsaliye Kullanmak İstiyorum” butonuna tıklayarak e-İrsaliye uygulamasını kullanmaya başlayabilirsiniz.   
• Doğrudan Entegrasyon: e-İrsaliyeye geçişi kendi bilgi işlem uygulamaları ve altyapıları üzerinden yürütmek isteyen kullanıcıların tercih ettiği bu yöntemde, firmalar e-İrsaliye uygulamasını kendi sistemleri üzerinden doğrudan GİB sistemine entegre ederek geçiş yapabilirler. Bu yöntem; teknik bilgi, iş yükü ve yüksek maliyet gerektiğinden daha az tercih edilen bir yöntemdir. 
• Özel Entegratör:Bu yöntem; kapsamlı hizmetler, hız, kolaylık ve çeşitli avantajlar sunduğu için firmalar arasında en çok tercih edilen ve talep gören başvuru yöntemidir. Mükellefler, GİB’den lisans almış QNB eFinans gibi özel entegratörlerden birini seçerek e-İrsaliye düzenlemeye başlayabilirler. GİB’e ayrıca bir bildirim yapmanız gerekmez.  

Bu yöntemlerden hangisini seçeceğiniz, e-Faturayı hangi yöntemle kestiğinize bağlıdır. Gelir İdaresi Başkanlığının düzenlemesine göre e-Fatura ile e-İrsaliyeyi aynı yöntemle kesmeniz gerekir. Yani e-Fatura için özel entegratör kullanıyorsanız e-İrsaliye başvurusu için de bu yöntemi tercih etmelisiniz.  

e-İrsaliye Nasıl Gönderilir?

e-İrsaliyeleri GİB Portal üzerinden, entegrasyon sağladığınız kendi yazılımınızdan veya kullanmakta ​​​​olduğunuz özel entegratör panelinden gönderebilirsiniz. e-İrsaliye oluşturma sayfasından gerekli bilgileri girdikten sonra kullandığınız ekranda yer alan gönderme butonu ile e-İrsaliyeyi karşı tarafa iletebilirsiniz. Karşı taraf da kendi kullandığı sistem üzerinden e-İrsaliyeye erişebilir ve yanıt oluşturabilir.  

​​​Bu süreç, iki tarafın da e-İrsaliye kullanıcısı olduğu durumda geçerlidir. Karşı taraf sisteme dahil olmasa da e-İrsaliye düzenleyebilirsiniz, fakat gönderim süreci biraz daha farklıdır. Örneğin e-İrsaliye kullanıcısı olmayan bir alıcıya irsaliye düzenlediğinizde belgenin dijital kopyası Gelir İdaresi Başkanlığının sanal kullanıcısına iletilir, fakat alıcıya iletilmez. Bu durumda belgeyi indirip e-Posta vb. kanallarla karşı tarafa göndermelisiniz.  

​​​Özel entegratörler, sisteme dahil olmayan alıcılar için düzenlediğiniz e-İrsaliyeleri de sistem üzerinden gönderebilmenize izin verir.  

e-İrsaliye ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

e-İrsaliye hakkındaki temel bilgilerin ardından sıkça sorulan sorulara da cevaplar verelim.  

e-İrsaliye Kime Kesilir?

​​​e-İrsaliye, fiziki olarak taşınarak teslim edilmesi gereken ürünlerin satıldığı alıcılara kesilir. Belgeyi, söz konusu ürünleri taşıyan veya taşıttıran firma düzenler.  

e-İrsaliye Sistemine Kaydolmamış Bir Alıcıya e-İrsaliye Kesmek Mümkün mü?

​​​e-İrsaliye sistemine kayıtlı olmayan alıcılara da e-İrsaliye kesmek mümkündür. e-İrsaliyeye geçiş yapan mükelleflerin, karşı taraf sisteme dahil olmasa bile e-İrsaliye kesme zorunlulukları bulunur.  

e-İrsaliye Ne Zaman Kesilir?

​​​e-İrsaliye, malın sevkiyatı sürecinde var olması gereken bir belgedir. Dolayısıyla mal fiili olarak sevk edilmeden önce e-İrsaliyenin düzenlenmiş olması gerekir.  

e-İrsaliye Kaç Gün İçinde Kesilmek Zorundadır?

​​​e-İrsaliyenin düzenlenmesiyle ilgili süre konusunda bir esneklik bulunmaz. Dolayısıyla belge, en geç malın sevk edileceği zamana kadar düzenlenmiş olmalıdır. Söz konusu e-İrsaliyeye bağlı satışa dair e-Fatura ise irsaliyenin düzenlendiği tarihten itibaren 7 gün içinde kesilebilir.   

Geriye Dönük e-İrsaliye Kesmek Mümkün mü?

​​​Geriye dönük e-İrsaliye kesmek mümkün değildir. Çünkü malın fiili sevkiyatının başlaması için e-İrsaliyenin hazır olması gerekir.  

e-İrsaliye Kimler İçin Zorunludur?

• ​​​​​2022 ve sonraki dönemlerdeki brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzerinde olanlar 
• Hal Kayıt Sistemi’ne bildirim yapma zorunluluğu bulunan, tüccar veya komisyoncu olarak meyve ve sebze ticareti yapanlar 
• Demir ve çelik (GTİP 72) ile bu malzemelerden yapılmış eşyaların (GTİP 73) üretimini, ihracatını ve ithalatını yapanlar 
• Maden Kanunu dahilinde maden sertifikası veya ruhsatı alan maden işletmecileri/üreticileri 
• Şeker Kanunu kapsamındaki şeker üreticileri 
• Gübre Takip Sistemi’ne kayıtlı olan mükellefler 
• ÖTV Kanunu’nun I sayılı ekli listesindeki malların üretim, ithalat veya teslimatını yapan EPDK lisanslı şirketler ve bayiler 
• ÖTV Kanunu’nun III sayılı ekli listesindeki malların üretimini, ithalatını, teslimatını veya ana bayi/distribütör şeklinde pazarlamasını gerçekleştirenler 

Detaylı bilgi ve kontrol için “IV.3.5. e-İrsaliye Uygulamasına Geçiş Zorunluluğu” başlıklı tebliğe ulaşabilirsiniz. 

e-İrsaliye Mükellefleri İçin e-Fatura Zorunlu mu?

​​​VUK 509'da belirtilen durumlar hariç, e-İrsaliye düzenlemek isteyen tüm mükellefler için e-Faturaya geçiş zorunludur.  

e-İrsaliye Araçta Bulunmak Zorunda mıdır?

​​​e-İrsaliyenin kâğıt çıktısının araçta bulunması zorunlu değildir. Kontrol noktalarındaki işlemler, e-İrsaliyelerin üzerindeki GİB karekodları ile yapıldığı için belgenin dijital versiyonunun erişilebilir bir cihazda olması yeterlidir.  

Malın Sevki Sırasında Malı Teslim Alan Kişinin e-İrsaliyede İmzasının Bulunması Zorunlu mu?

​​​e-İrsaliyeler elektronik olarak işlem gördükleri için malı teslim eden veya teslim alan tarafından ıslak imza atılmasına gerek yoktur. e-İrsaliyenin kabulü için de imza gerekmezken düzenlenme tarihi itibarıyla 7 gün içinde sistem üzerinden itiraz edilmediği takdirde belge kabul edilmiş sayılır.  

e-İrsaliyede Plaka Bilgilerini Yazmak Zorunlu mu?

​​​e-İrsaliyede, malların taşınacağı araca ait plakanın yazılması zorunludur. Aynı şekilde belgede şoförün bilgilerine de yer verilmelidir.