İşletme Defteri Nedir? Kimler için Zorunludur?

Ülkemizde ticari faaliyet gösteren işletmelerin bu faaliyetlerini kayıt altına alması yasal olarak zorunludur. Bu zorunluluk kapsamında işletmeler çeşitli muhasebe defterleri kullanırlar. Defterlere yapılan kayıtlar hem denetimler için hem de işletmenin gelir - gider dengesini görebilmesi için faydalıdır. Söz konusu defterlerden biri ise işletme defteri adı ile karşımıza çıkar. Dahil olduğunuz tüccarlık grubuna göre işletme defteri tutmak zorunda olabilirsiniz.

Bu doğrultuda sizin için “İşletme defteri nedir, işletme defteri nasıl tutulur ve işletme defteri tutma hadleri ne kadardır?” gibi sorulara cevap verdik.

İşletme Defteri Nedir?

İşletme defteri, işletme hesabı esasına göre defter tutması gereken ikinci sınıf tüccarların ticari faaliyetlerini kayıt altına aldığı defterdir. Birinci sınıf tüccar grubuna dahil olan işletmeler bilanço esasına göre defter tutarken ikinci sınıf tüccarlar ise işletme defteri kullanarak kayıt yaparlar. Nitelikleri Vergi Usul Kanunu (VUK) kapsamında belirlenen ikinci sınıf tüccarlar, gelir ve giderlerini işletme defterlerine kaydederler.

İşletme Defteri Ne İşe Yarar?

İşletme defteri, işletmelerin ve tüccarların gelir giderlerini takip edebilmesine yarar. Tedarik edilen ürünlere ödenen ücretler, işletme giderleri ve diğer harcamalar işletme defterine gider olarak kaydedilir. Satışlardan elde edilen kazançlar ise gelir olarak kaydedilir. Bu noktada da işletme defterinin önemi ortaya çıkar. İkinci sınıf tüccarlar, işletmelerinin mali durumunu bu defter üzerinden değerlendirebilirler.

Ayrıca işletme defteri, gelir ve giderlerin belgeleriyle birlikte kaydedildiği bir defterdir. Dolayısıyla hukuksal süreçlerde de işe yarar. Olası bir denetimde ilk incelenecek belgelerden biri işletme defteridir. Buna ek olarak geçici vergi ve damga vergisi gibi çeşitli vergi hesaplamalarda da işletme defteri dikkate alınabilir.

İşletme Defteri Nasıl Tutulur?

İşletme defteri kaydı, tek taraflı muhasebe kaydı sistemine göre tutulur. Buna göre gelirler ve giderler farklı sayfalarda yer alır. Defterin sol tarafında giderler, sağ tarafında ise gelirler bulunur. Kayıtlar, ticari faaliyetin gelir veya gider doğurması durumuna göre ilgili sayfaya yapılır.

Defterin gelir bölümüne tahsilatlar, alacaklar ve ticari faaliyetlerden kazanılan diğer gelirler kaydedilir. Gider bölümünde ise satın alınan ürün ve hizmetlerle birlikte borçlanmalara ilişkin kayıtlar yer alır. Ayrıca işletme defteri, fiziksel olarak tutuluyor olsa bile Gelir İdaresi Başkanlığının Defter Beyan Sistemi üzerinden elektronik ortamda da tutulmalıdır.

İşletme Defteri Tutarken Nelere Dikkat Edilmelidir?

İşletme defteri tutmak, birçok noktaya dikkat etmeyi gerektirir. Bir çeşit muhasebe işlemi olan defter tutma süreci, hukuksal problemlerin çıkmaması adına hatasız bir şekilde tutulmalıdır. Şimdi, işletme defteri tutarken dikkat edilmesi gerekenlere bakalım:

Yasal Uyum

İşletmede tutulan defter, yasal niteliklere mutlaka uyumlu olmalıdır. Bu doğrultuda kullanılan işletme defterinin noter tasdikli olmasına dikkat edilmelidir. Fiziksel işletme defteri satın alınırken noter tasdikine özellikle bakılmalıdır. Aynı şekilde kayıtlar da yasal gereksinimleri karşılamalıdır.

Düzenlilik

İşletme hesabı esasına göre tutulan defterlerde düzenlilik de oldukça önemlidir. Bu noktada dikkat edilmesi gereken başlıca detay, gelir ve giderlerin doğru alanlara yazılmasıdır. Ayrıca her satıra tek bir belgenin kaydı yapılmalıdır ve bu düzen bozulmamalıdır.

Doğruluk ve Ayrıntılar

Her ticari faaliyet kaydında olduğu gibi işletme defterinde de doğruluk birincil kriterdir. Gelir ve giderler, ayrıntılarıyla birlikte detaylı bir şekilde deftere kaydedilmelidir. Sonrasında da bu kayıtlar kontrol edilmelidir. İşletme defteri kaydını hatalı yapmak, sahte evrak hazırlamak gibi bir durum olduğu için olası yanlışlıkları önlemek adına çok dikkatli olunmalıdır.

Anlaşılırlık

Fiziki işletme defteri tutan işletmeler, anlaşılırlığa da dikkat etmelidir. Deftere kaydedilen bilgiler anlaşılır bir şekilde yazılmalı ve yazılar mutlaka okunaklı olmalıdır. Karmaşık ve okunamaz haldeki işletme defterleri, hukuksal süreçlerde problem yaratabilir. Ayrıca işletme defterinin Türkçe tutulması da zorunludur.

Bütünlük

İşletme defterinin bütünlüğünü sağlamak tüccarın görevidir. Defterdeki kayıtların vergileri ve diğer kalemleri bütünlüğü bozulmayacak şekilde kaydedilmelidir. Aynı şekilde defterin fiziksel bütünlüğü de korunmalı, sayfaları yırtılmamalı ve defterin aşınması-yıpranması önlenmelidir. Uzun vadeli bir hesap bütünlüğü için de önceki yıldan devreden rakamlar, yeni yıla ait defterin ilk sayfasına kaydedilmelidir. İşletme defterleri elektronik ortamda beyan edilse de arşiv ve ibraz için fiziki defter de önem taşır.

Periyodik Kontrol

Tüccarlar, işletme defterlerinin periyodik kontrollerine de dikkat etmelidir. Belgeler, yasal süreleri dolmadan deftere kaydedilmeli ve ilgili tarihler periyodik olarak kontrol edilmelidir. Aynı şekilde muhasebe işlemleri için de periyodik kontroller yapılmalı ve muhasebe kaydı yapılan işlemlerde “Muhasebe kaydı yapıldı” ifadesine de yer verilmelidir.

Profesyonel Destek

İşletme defteri tutulurken mutlaka profesyonel destek alınmalıdır. Bu noktada muhasebecilerden ve mali müşavirlerden profesyonel destek alınmalıdır. Ayrıca avukatlık bürolarından konuyla ilgili hukuksal danışmanlık da alınabilir.

2024 İşletme Defteri Tutma Hadleri

Tüccarların hangi defteri tutması gerektiği, defter tutma hadlerine göre belirlenir. Vergi dilimi, fatura kesme mecburiyeti, idari para cezası gibi tutarların ilanında olduğu şekilde defter tutma hadleri de VUK genel tebliğleri ile ilan edilir. 2024 defter tutma hadleri ise 556 sıra nolu VUK Genel Tebliği ile ilan edildi. Buna göre 2024 işletme defteri tutma hadleri şu şekilde:

1. Tedarik ettikleri ürünleri işledikten sonra veya olduğu gibi satanlar için:

• 2023 yıllık alış tutarı 1.400.000 TL’nin %20 eksiği olan 1.120.000 TL’nin altında kalanlar
• 2023 yıllık satış tutarı 2.000.000 TL’nin %20 eksiği olan 1.600.000 TL’nin altında kalanlar

2. İlk maddenin dışında kalanlar için:

• 2023 yıllık gayri safi iş hasılatı 690.000 TL’nin %20 eksiği olan 552.000 TL’nin altında kalanlar

3. İlk iki maddedeki kriterleri aynı anda karşılayanlar için:

• 2023 yıllık satış tutarı ile yıllık iş hasılatının toplamı 1.400.000 TL’nin %20 eksiği olan 1.120.000 TL’nin altında kalanlar

İşletme Defteri ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

İşletme defteri ile ilgili akıllara takılan pek çok soru olabilir. Bunların arasında bulunan “İşletme defterini kim tutar, defter kaydı ne zaman yapılır, defteri kim onaylar?” gibi sorulara cevap verelim.

Kimler İşletme Defteri Tutabilir?

İşletme defterini, nitelikleri Vergi Usul Kanunu’nun 178. maddesinde belirtilen ikinci sınıf tüccarlar tutabilir. Bilanço esasına göre defter tutanlar ise işletme defteri tutma hadlerini karşılamaları halinde sınıf değiştirebilir ve işletme hesabı esasına göre tutabilir.

Kimler İşletme Defteri Tutmak Zorundadır?

Vergi Usul Kanunu’nun 178. maddesi kapsamında işletme defteri tutma zorunluluğu bulunanlar şöyle sıralanabilir:

1. VUK 177. maddeye göre birinci sınıf tüccar grubunun dışında kalanlar2. İşletme hesabına göre defter tutmasına Maliye Bakanlığı tarafından izin verilen Kurumlar Vergisi mükellefleri
3. İşe yeni başlayan ve yıllık iş hacimlerine göre henüz sınıflandırmaya dahil olmamış tüccarlar

Kimler İşletme Defteri Tutmak Zorunda Değildir?

İşletme defteri tutmak zorunda olmayan tüccar ve işletmeleri şöyle sıralayabiliriz:

• Kurumlar Vergisi muafiyeti bulunanlar
• Gelir Vergisi Kanunu kapsamında götürü vergiye tabi olanlar
• Gelir Vergisi muafiyeti bulunan esnaf ve çiftçiler

İşletme Defterine Gider Olarak Neler Yazılabilir?

Yapılan her harcamayı işletme defterine gider olarak yazmak mümkün değildir. Bu konudaki kriter, söz konusu harcamanın işletme faaliyetlerinin yerine getirilmesi için yapılmış olmasıdır. Buna göre işletme defterine gider olarak yazılabilecek harcamalara şu örnekleri verebiliriz:

• Satılan ürünleri tedarik ederken yapılan harcamalar
• Nakliye ve depolama gibi süreçlere harcanan tutarlar
• Elektrik, su, doğal gaz, internet gibi işletme aboneliklerinin fatura ödemeleri
• Çalışanlara ödenen maaşlar ve buna bağlı olan SGK ödemeleri
• Kira giderleri
• Amortismanlar
• Ödenecek KDV tutarları
• İşletmede gerçekleşen tadilat ve benzer işlemler için yapılan harcamalar

İşletme Defteri Kaydı Ne Zaman Yapılır?

Fiziki işletme defterlerinde kayıtların, ilgili ticari faaliyetlerin gerçekleştiği gün yapılması önemlidir. Defterin elektronik ortama aktarılması ise 3 aylık periyotlarla yapılır. İşletme defterlerinin Defter Beyan Sistemi üzerindeki 3 aylık elektronik kayıtları, ilgili 3 ayı izleyen ayda yapılır. Örneğin ocak - şubat - mart dönemi için defter kaydının nisan ayının son gününe kadar yapılması gerekir.

Esnaf İşletme Defteri Tutar mı?

İşletme defteri tutma zorunluluğu kapsamında esnaf ile ilgili özel bir madde yoktur. Buna göre yasal mevzuatlardaki defter tutma zorunluluğu kriterlerini taşıyan esnafın işletme defteri tutması gerekir. Gelir Vergisi muafiyeti bulunan esnafın ise işletme defteri tutması gerekmez.

İşletme Defterini Kim Onaylayabilir?

İşletme defteri onayı, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yapılır. Tüccarlara ait işletme defterlerinin açılış ve kapanış onayı işlemlerini GİB yapar. Onay işlemleri, Defter Beyan Sistemi üzerinden elektronik ortamda yapılır.

İşletme Defteri Her Yıl Tasdik Edilir mi?

Ticari defter tasdikleri, noterler tarafından sadece fiziki defterler için yapılır. Defter Beyan Sistemi üzerinden elektronik olarak iletilen ve onaylanan işletme defterleri için ayrıca bir tasdik işlemi yapılmasına gerek yoktur.

İşletme defteri ile birlikte diğer defter türlerine tabi işletmelerin dikkat etmesi gereken önemli nokta ise e-Defter zorunluluğudur. Birçok işletmenin e-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu bulunurken zorunlu olmayanlar da isteğe bağlı olarak dijital ortama geçiş yapabilir. Bu doğrultuda siz de defter tutma süreçlerini pratik hale getirmek istiyorsanız QNB eFinans ile hemen e-Deftere geçebilirsiniz.

QNB eFinans e-Defter ile muhasebe kayıtlarını online ortamda yapabilir ve kolayca Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine gönderebilirsiniz. QNB eFinans Portal üzerinden defterlerinizi 10 yıl boyunca saklayabilir ve ihtiyaç anında ibraz edebilirsiniz. Ayrıca GİB onayı almış QNB eFinans ERP Bağımsız e-Defter uygulamasına geçiş yaparak kendi sunucularınız üzerinden e-Defter yönetimi yapabilirsiniz.

QNB eFinans e-Defter’in avantajlarından faydalanmak için iletişim bilgilerinizi bırakın, sizi arayalım.