Proforma Fatura Nedir? Nasıl Düzenlenir?

Alıcı ve satıcılar arasında düzenlenen proforma fatura, ticari hayatın merak edilen konularından bir tanesi. Büyük veya küçük ölçekli tüm işletmelerin kullanabileceği bu evrak, bir nevi işlerin düzenli ve disiplinli ilerlemesi için gerçekleştirilir. Resmi bir hukuki dayanağı olmadığı için iş dünyasında sıkça kafa karıştıran proforma faturayı tüm detaylarıyla sizler için derledik.

Proforma Fatura Nedir?

Gerek işletmeler gerekse küçük çaplı esnaflar için ürün/hizmet takibi oldukça önemlidir. Sorunsuz ve hızlı şekilde işlem yapılabilmesi noktasında mutlaka evrak tutulması gerekir. Ayrıca satıcı kadar alıcı da satın alacağı ürün veya hizmeti iyi bir şekilde tanımak isteyecektir. İşte bu kapsamda düzenlenen teklif formatındaki belgeye proforma fatura denir.
Proforma fatura nedir sorusunun bir diğer cevabı “uluslararası satış sözleşmesi” olarak açıklanabilir. Genellikle dış ticarette sıkça kullanıldığı için bu isimle anılmaktadır.

Proforma Faturanın Amacı Nedir?

İsminden de anlaşılacağı üzere “ön fatura” olarak bilinen belgenin amacı, karşı tarafa alış ve satış işlemleri hakkında bilgi sunmaktır. Üzerinde; malın niteliğinden fiyatına, sayısından, teklif alınan indirim tutarına ve hatta ödenecek vergi tutarına kadar pek çok husus kaleme alınır.

Proforma fatura nedir ne amaçla kullanılır sorusunun kısaca cevabı muhtemel alışveriş ve fiyat konusunda müşteriye teklif vermektir, şeklinde yanıtlanabilir. Şekli itibariyle resmi faturayı andırsa da işleyiş konusunda sadece ön bildiri niteliği taşır. Resmi hükmü olmadığı için üzerinde mutlaka proforma ibaresi yer almalıdır. Ayrıca firma matbu olarak bastırabileceği gibi kendi ismini taşıyan kağıdıyla da fatura düzenleyebilir.

Proforma Fatura ile Normal Fatura Arasındaki Farklar

Her iki fatura şekil olarak birbirine benzese de içerik ve uygulanış yönünden farklılık gösterir.

• Proforma fatura, ürün veya hizmet hakkında alıcıya bilgi akışı sağlayan bir ön anlaşma mektubu olarak düşünülebilir. Normal fatura ise daha çok ödenmesi gereken tutarı belirtmek için düzenlenir.
• Proforma fatura genellikle satış öncesi bilgi tanzimi için kullanılırken normal fatura satış sonrası satışı onaylarken imzalanır.
• Proforma faturada tarafların gelir ve gider kaydı tutmasına gerek yoktur. Normal faturada ise alıcı ve satıcıların mutlaka eş zamanlı olarak defter kaydı tutması gerekir.

Proforma Faturanın Avantajları Nelerdir?

İsteğe bağlı olarak düzenlenen belge, işin kapsamını ve işleyişini yazılı bir belgeye dayandırmak açısından büyük bir öneme sahiptir. Firmalara ve müşterilere sağladığı avantajlar şöyle sıralanabilir:

Karışıklık Olmasının Önüne Geçer

İş sirkülasyonun yoğun olduğu büyük çaplı firmalar, proforma fatura düzenleme işlemleriyle olası karışıklığın önüne kolayca geçebilir. Uluslararası dış ticaret alanında gümrük işlemlerinin ilerlemesine ve gerekli izin/ödeme işlemlerinin başlamasına imkân tanır. Hatta belge eksiksiz şekilde düzenlendiği takdirde satış sonrası nihai faturaya da dönüştürülebilir.

Güvenilirlik Sağlar

Belge düzenlenmeden önce ilgili firmanın pek çok departmanı siparişi farklı yönleriyle detaylı şekilde inceler ve teklif konusunda belli bir noktada uzlaşmaya varırlar. Dolayısıyla proforma fatura alıcıyı güvenilirlik ve doğruluk açısından tatmin etmektedir.

Hız ve Kolaylık Sağlar

İş karmaşıklığını önlediği için gerek firma gerekse müşteri açısından süreç daha hızlı ilerler. Ayrıca detaylı şekilde düzenlediğiniz tek bir faturayı şablon olarak kullanarak diğer siparişlerde zamandan tasarruf edebilmeniz mümkündür. Hukuki bağlayıcılığı olmadığı için siparişte değişiklik yapmak, iptal etmek veya fiyat konusunda pazarlık yapmak gibi müşteri isteklerinde rahatlıkla tercih edilebilir.

Profesyonellik Sağlar

Ürün/mal bilgisinden fiyata, satış şartlarından teslim tarihine kadar tüm detaylı bilgilerin yazılı olduğu proforma ticari fatura sayesinde alıcının zihninde profesyonel bir algı oluşur. Bu durum satış konusunda şeffaflık yaratan firmanın müşteri kitlesine olumlu şekilde yansır.

Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?

Hazır bir şablona doldurabileceğiniz faturanın sol üst köşesine alıcı ve satıcı bilgileri eklenir. Sağ kısımda fatura tarihi ve proforma fatura numarası yazılır. Orta kısımda satılacak mal veya hizmetin detaylı açıklamaları bulunur. Sayfanın hemen alt kısmında ise firmanın isteğine göre teslimat, sevkiyat, nakliye ücreti, ürün sayısı ve ödeme şekli gibi bilgilere yer verilir.

Proforma Fatura Hazırlarken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Karşılıklı anlaşma üzerine kurulu olan belgenin vergi hukukunda belirli bir hükmü olmasa da düzenlenme esnasında birtakım hususların göz önünde bulundurulması gerekir. Proforma fatura nasıl kesilir? Nelere dikkat edilmeli? Tüm detaylar şöyle sıralanabilir:

• Şirketin prestiji açısından antetli kağıt kullanılması önemlidir.
• Belgenin herhangi bir bölümünde proforma ibaresi mutlaka eklenmelidir.
• Taraflar arasında sürecin daha hızlı ilerlemesi adına sevkiyat, teslimat ve fiyat bilgisi gibi tüm ticari fatura bilgilerinin doğru ve eksiksiz doldurulmasına özen gösterilmelidir.

Proforma Faturada Olması Gereken Zorunlu Bilgiler

Proforma fatura şablonu üzerinde yazılı olması gereken bilgiler şöyledir:

• Fatura hazırlama, son kullanma tarihi
• Yapılan indirimler, ek teslimat ücretleri
• Şirketin-alıcının adı, unvanı, adresi ve iletişim bilgileri
• Ödeme koşulları
• İhracatçı banka bilgileri
• İhracat ve İthalatta proforma fatura kullanılacaksa yükleme-varış
• zamanı gibi hazırlık aşamalarına dair bilgiler
• Toplam ürün fiyatı
• Önceden ödeme yapılacak peşinat tutarı
• Düzenleyenin imzası
• Malların ağırlığı, ebatı ve sayısı
• Navlun ve sigorta prim tutarları
• Malların menşei

Proforma Fatura Kullanım Alanları

Proforma fatura hazırlama, isteğe bağlı olarak belirlenen bir işlem olmasına karşın aşağıdaki sektörlerin iş akışında kaçınılmaz bir öneme sahiptir:

İthalat ve İhracattaki Yeri

Proforma fatura, sevk-yükleme ve satış sürecine dair detaylı bilgiler sunduğu için dış alım satımda sıklıkla kullanılır. İhracatçı ve ithalatçı firmayla anlaşma sağlandıktan sonra düzenlenebilir.

Özel Sipariş ve Önceden Ödeme Durumları

Satıcı firma, müşteri talebine uygun özel siparişini tamamlamadan önce proforma faturayla alıcıya tahmini bir maliyet hesabı yapabilir. Böylelikle satıştan önce ön ödeme yapmak isteyen firma, peşinat olarak ödemesini gerçekleştirebilecektir.

İnşaat ve Müteahhitlik

Herhangi yeni bir projeye başlayan müteahhitler, işçilik- malzeme ücretini ve zaman çizelgesini özetlemek için proforma faturadan faydalanabilirler.

Danışmanlık ve Freelancer Çalışma

Hizmet olarak sunulan danışmanlık ve serbest çalışma alanlarında zamanlama ve plan çok çok önemlidir. Proforma fatura keserek İşin kapsamını ve süresini müşteriye gösterebilir ve olası olumsuz sürprizlerin önüne geçebilirsiniz.

Proforma Fatura Örneği

Genellikle e-ihracat işlerinde tercih edilen proforma faturada, satın alınacak ürünün paketlenmesinden sevkiyatına kadar tüm aşamalarını içeren detaylı bilgilere yer verilmelidir. Dış ülkelerle ticaret yapıldığı durumlarda İngilizce veya diğer farklı dillerde belge düzenlenmesi gerekebilir.

Dış ticarette alıcılar ve satıcılar arasında güçlü bir müzakere aracı olan ilk ihracat fatura örneği olarak da açıklanan proforma fatura detayları şu şekildedir:

Proforma Fatura ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Proforma Fatura Ne Zaman Düzenlenir?

Proforma fatura, alıcının ithalat lisansı başvurusunda düzenlenebileceği gibi, peşin ödemelerde ve sipariş öncesi masraf çizelgesinin oluşturulması gibi ticari konularda da oluşturulabilir.

Kimler Proforma Fatura Kesebilir?

Ticaretle uğraşan her türlü işletme, bir malın veya hizmetin teslimatı öncesinde proforma fatura kesebilir.

Proforma Faturanın Geçerlilik Süresi Ne Kadardır?

Satışın gerçekleşmesinden önce düzenlenir. Geçerlilik süresi satış gerçekleşinceye kadardır.

Proforma Fatura Yasal mı?

Taraflar arasında bir işin anlaşma koşullarını taşıyan belge olarak işlev görür. Ancak Maliye Bakanlığı`na bağlı kanuni bir dayanağı olmadığı için gerçek bir fatura gibi değerlendirilemez.

Proforma Fatura ile İhracat Yapılabilir mi?

Dış ticarette alıcı ve satıcı arasında ön bilgi alışverişi sağlayan proforma fatura, bir nevi ilk ihracat belgesi olarak da düşünülebilir. Satıcı firma, alıcının gözünde ne kadar doğru bir izlenim oluşturabilirse faturanın nihai hale dönüşmesi o kadar kısa sürede gerçekleşecektir. Ancak fiili ihracatın gerçekleşebilmesi için resmi fatura mutlaka düzenlenmelidir.

Proforma Faturada KDV Yazılır mı?

Ürünün KDV oranı mutlaka proforma belgesine yazılmalıdır. TL cinsinden belirtilmesi önemlidir. Bunun dışında farklı KDV oranına sahip adet/şişe/paket gibi ürünler tek tek detaylandırılmalıdır.

Proforma Faturada Kaşe Olur mu?

Satış sözleşmesinin bir ön şablonu olarak işlev gören proformada imza ve kaşe bölümü mevcuttur. Satıcı işletmenin ilgili kısma imza atması ve kaşe vurması gerekir.

Proforma Fatura İptal Edilebilir mi?

Fatura düzenlenmiş olsa bile taraflar arasında uyma zorunluluğu yoktur. Alıcı-satıcı kendi arasında konuşarak dilediği zaman proforma mektubunun iptalini isteyebilir veya yerine yenisini düzenleyebilir.

Proforma Fatura Ticari Belge midir?

Akreditif açılırken ithalatçıdan veya ilgili bankadan talep edilen proforma fatura, tarafların küresel nakliyesini gerçekleştirmeyi ve alışveriş öncesi güçlü ilişkiler kurmasını hedefler. Sadece ön fiyat ve ürün bilgisi sunduğu için ticari belge yerine geçmez.

Proforma Fatura Kesildikten Sonra Fiyat Değişir mi?

Satış öncesi verilen fiyat teklifi, fatura kesildikten sonra aynı şekilde gerçekleştirilir. Yani müşteriler, olası bir fiyat değişikliğiyle karşı karşıya kalmaz.

Proforma Faturada Fatura Numarası Bulunur mu?

Belgenin sağ üst köşesinde tarih ve fatura numarası yazabileceğiniz bir bölüm ayrılır.

QNB eFinans ile İşlemlerinizi Dijitale Taşıyın!

Siz de QNB eFinans’ın avantajlarla dolu dünyasına gelerek e-Dönüşüm ürünleriyle tanışabilir, işletmenizin tüm işlemlerini teknolojik ortamda kolayca yürütebilirsiniz.